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🧑💼 Recrutamento e integração de consultores de TI
Processo de recrutamento de 6 posições por trimestre com 80 candidaturas por vaga tratadas manualmente por email, com 3 semanas entre o CV e a proposta e perda de candidatos. O redesenho coloca agentes na triagem estruturada, no agendamento, nas minutas contratuais e no provisionamento de contas, mantendo a decisão de contratar exclusivamente humana e a retenção de dados dos candidatos sob controlo automático de prazos.
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Porquê este redesenho
Numa consultora de 35 pessoas, o gargalo não é a decisão, é o trabalho de secretaria em volta dela: 9 horas por mês a ler CVs, dias perdidos a marcar entrevistas e documentos escritos do zero. Por isso os agentes entram exatamente onde o volume é alto e o julgamento é baixo (estruturação e ranking de candidaturas, agendamento, minutas, provisionamento de contas) e ficam de fora onde a responsabilidade é da casa: a shortlist é aprovada pela HR e a contratação continua a ser decidida pelo CEO com o tech lead, com os motivos registados. A triagem é tratada como passo de impacto elevado sobre pessoas, logo funciona só em modo de recomendação, sem exclusões automáticas, com critérios versionados e auditoria mensal de amostras. A troca do email e da pasta partilhada por um portal com consentimento e prazo de conservação resolve a exposição RGPD atual, que é hoje o risco mais concreto e mais fácil de eliminar. O ganho esperado é passar de 3 semanas para cerca de 8 dias entre o CV e a proposta, o que trava a perda de candidatos para processos mais rápidos.
Quick wins deste redesenho
- Substituir o email de candidaturas por um portal com consentimento e eliminação automática aos 12 meses, encerrando de imediato o risco RGPD da pasta partilhada.
- Ativar o agendamento automático de entrevistas, que remove vários dias de espera por candidato sem qualquer risco relevante.
- Automatizar o provisionamento de email, Slack e GitHub com verificação 48 horas antes do primeiro dia, para nunca repetir a falha do dia 1.
- Criar uma biblioteca de cláusulas aprovada pela advogada para que ela intervenha só nos desvios ao modelo.
Riscos a gerir
- A pontuação automática de candidaturas pode reproduzir enviesamentos históricos, pelo que exige critérios explícitos, campos sensíveis bloqueados e auditoria mensal de amostras.
- O ranking do agente pode gerar ancoragem: a HR aceita a ordem proposta sem repescar bons candidatos, e a taxa de alteração deve ser monitorizada.
- A transcrição de entrevistas sem consentimento claro ou com retenção indefinida cria novo risco RGPD, agora sobre gravações.
- Numa equipa de 35 pessoas, o processo depende de poucas pessoas para manter critérios e modelos atualizados; sem esse cuidado a qualidade degrada-se em silêncio.
Plano de piloto sugerido
Piloto numa única vaga do próximo trimestre, com a HR manager e um tech lead. Fase 1 (2 semanas): portal de candidaturas com consentimento e retenção, mais agendamento automático. Fase 2: o agente estrutura e ordena as 80 candidaturas em paralelo com a leitura humana das primeiras 40, para comparar resultados antes de confiar no ranking. Fase 3: minutas contratuais e provisionamento automático de contas para a contratação seguinte. Critérios de sucesso após 3 vagas: tempo do CV à proposta abaixo de 10 dias, tempo de triagem da HR reduzido em pelo menos 60 por cento, zero candidatos excluídos sem revisão humana, sobreposição mínima de 8 em 10 entre a shortlist do agente e a humana, e 100 por cento de acessos verificados antes do dia 1.