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💶 Cobrança de facturas em atraso (B2B)

Hoje a cobrança depende de uma rotina semanal manual: exportação do Primavera, lembretes escritos um a um, chamadas sem priorização e estados dispersos num Excel. O redesenho torna o ciclo diário e orientado a risco: um agente monitoriza vencimentos, prioriza por probabilidade de incumprimento e redige lembretes consistentes, enquanto negociação, perdão de juros, clientes estratégicos e escalada externa continuam sob decisão humana.

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Porquê este redesenho

Numa carteira de 2000 clientes B2B o problema não é falta de esforço, é cadência e critério. O trabalho de maior valor da assistente financeira é a conversa ao telefone e a negociação, mas hoje mais de metade do tempo vai para exportar listas, escrever 350 lembretes e manter um Excel que duplica o ERP. O redesenho move o ciclo de semanal para diário e entrega ao agente exactamente aquilo que é volumoso e estruturado: leitura da carteira, priorização por risco, redacção do lembrete com extracto e actualização de estado no Primavera. Mantém humano tudo o que envolve relação e compromisso financeiro: chamadas, negociação, perdão de juros, aprovação do director e escalada para cobrança externa. As duas restrições do negócio ficam desenhadas no fluxo, não confiadas à memória: uma lista de contas protegidas impede envio automático a clientes estratégicos e um portão de revisão trata esses casos antes de qualquer email sair. O Excel partilhado desaparece, o que devolve fiabilidade aos indicadores de prazo médio de recebimento.

Quick wins deste redesenho

• Substituir a exportação semanal por sincronização diária da carteira vencida a partir do Primavera, eliminando cerca de quatro horas por mês de trabalho manual.
• Criar modelos aprovados de lembrete por escalão de atraso e gerá-los automaticamente com extracto anexo, poupando perto de 29 horas por mês.
• Introduzir uma pontuação simples de risco que ordena as chamadas das duas tardes semanais pelo valor em risco, não pela ordem da lista.
• Passar o registo de estados do Excel partilhado para o Primavera, acabando com a dupla fonte de verdade.

Riscos a gerir

• Um lembrete automático enviado a um cliente que já pagou, por falta de conciliação em tempo real, danifica a relação; a regra de bloqueio por pagamento pendente é essencial.
• Tom gerado por IA percebido como impessoal em contas relevantes, pelo que a lista de contas protegidas deve ser revista mensalmente com a área comercial.
• Excesso de confiança na pontuação de risco pode enviesar a atenção contra clientes novos sem histórico de pagamentos.
• Escrita automática de estados no ERP exige permissões restritas e reversão testada, sob pena de contaminar a contabilidade de clientes.

Plano de piloto sugerido

Começar com o segmento de clientes não estratégicos e atrasos até 30 dias, cerca de 180 facturas por mês, com a assistente financeira e o director financeiro como donos do piloto. Durante as primeiras duas semanas o agente opera em modo recomenda: gera todos os lembretes, mas a assistente aprova em lote antes do envio. A partir da terceira semana passa a agir sozinho neste segmento, mantendo a amostragem semanal de 20 comunicações. Critério de sucesso após 8 semanas, ou aproximadamente 350 lembretes enviados: tempo de preparação por lembrete abaixo de 1 minuto, mais de 95 por cento dos rascunhos aprovados sem edição de conteúdo, zero envios a contas protegidas ou a facturas já pagas, e redução de pelo menos 5 dias no prazo médio de recebimento do segmento. Só depois se alarga aos escalões de 30 e 60 dias.